Kostenkontrolle über IT-Infrastrukturen – der Teufel steckt im Detail

  • Ein Großteil der deutschen Unternehmen ist sich zumeist nicht bewusst, welche Faktoren innerhalb der eigenen IT Kosten verursachen. 
  • Die richtige Dimensionierung und Planung der IT-Infrastruktur-Architekturen ist Grundlage, um Fehlplanung und Fehlinvestitionen zu verhindern. 
  • Vor allem der Betrieb der IT-Infrastrukturen ist gemessen am gesamten IT-Budget ein wesentlicher Kostenblock - daher sollte das Betriebsmanagement nicht zu kurz kommen. 
  • Für Unternehmen gilt es schon heute den Spagat zwischen Financial, Digital und Sustainable Value zu schaffen. 

Durch die digitale Transformation werden Produkte, Geschäftsmodelle und Geschäftsprozesse in nahezu allen Branchen verändert und umgebaut. Auch das Zusammenspiel und die Funktionsweise der Wertschöpfungskette unterliegt einer grundlegenden Transformation hin zu flexiblen Partner-Netzwerken und digitalen Ökosystemen.

Im Kontext dieser strategischen Veränderungen wandeln sich auch die Anforderungen an die zugrundeliegenden IT-Infrastrukturen und die IT-Operations der Unternehmen enorm. In den letzten Dekaden waren Rechenzentren maßgeblich darauf ausgelegt, weitgehend standardisierte Unternehmensanwendungen stabil und ausfallsicher zu betreiben, zukünftig müssen digitale Workloads und Prozesse jedoch agil entwickelt und betrieben werden.

Vordergründig spielt hier das Thema “Rightsizing” eine zentrale Rolle. Die richtige Dimensionierung bestehender und neuer IT-Infrastrukturen zu bestimmen wird zunehmend schwieriger. Unter Rightsizing versteht man vor allem die optimale Auslastung von Hardware, Anwendungsprogrammen, Organisation der Daten und Risikomanagement vor dem Hintergrund betriebswirtschaftlicher Aspekte. Dabei ist für IT-Entscheider und CFOs  schwer zu bestimmen, inwieweit Systeme, Netzwerke oder Prozesse die Fähigkeit zur Größenveränderung benötigen. Auch das Sizing für verschiedene Workloads zu definieren, stellt Unternehmenslenker vor große Herausforderungen. 

Für CIOs, Infrastruktur-Verantwortliche und CFOs stellt sich somit die Frage, mit welchen Strategien und Technologien sie der Komplexität auf Infrastruktur-Seite Herr werden und gleichzeitig die Anforderungen nach einer höheren Innovationsgeschwindigkeit (Time to Market), Skalierbarkeit und Agilität erfüllen können und bestenfalls Kosten reduzieren.

Kostenblöcke in der IT

Um die Kostenblöcke der IT eines Unternehmens exemplarisch darzustellen, dient folgende Grafik zur Übersicht:

 

“Rightsizing” - Workloads und Budget in Balance bringen

Da davon ausgegangen werden kann, dass das IT-Budget derzeit nur leicht wachsen bzw. stagnieren wird, wird der Disziplin “Rightsizing” ein immens hoher Wert beigemessen. Vordergründig wird vor allem ein Blick auf den effizienten Einsatz von IT-Infrastrukturen und der richtigen Planung von RZ-Architekturen geworfen. Auch im Zuge von Agilität und Flexibilisierung der Prozesse sind falsch- bzw. überdimensionierte Systeme ein großes Risiko für Unternehmen. Indikatoren für Handlungsbedarf und “Rightsizing” können stetig wachsende IT-Ausgaben sein oder heterogene Infrastruktur-/Software-Landschaften, in denen unterschiedliche Systeme die gleiche Aufgabe übernehmen.  

Ein erster Schritt in Richtung “Rightsizing” ist eine Modellierung der gesamten IT-Landschaft, sowie die Durchführung einer IST-Analyse. Durch die Transparenz und Visibilität, wo und welche Hardware im Einsatz ist, Netzwerkinfrastrukturen vorhanden sind und welche Software in unterschiedlichen Bereichen genutzt wird, lässt sich das Risiko von Fehleinschätzungen minimieren. 

Denn gerade hinter Fehlplanungen und Fehleinschätzungen der IT-Infrastrukturen und/oder von RZ-Architekturen und/oder Systemen verstecken sich große Kostenfallen. Zudem spielen Administrations- und Prozesskosten, neben der Auswahl der richtigen Infrastruktur-Plattform, eine wichtige Rolle, da diese mehr als 40% der Kosten ausmachen. 

Um eine effiziente Infrastruktur zu betreiben, gehören Personal für Wartung und Sicherheit ebenso dazu, um die Ausfallwahrscheinlichkeit so gering wie möglich zu halten. Durch die Gefahr externer Cyberangriffe, nimmt der Stellenwert von IT-Sicherheit und Audits über die gesamte IT-Infrastruktur immer weiter zu - sichere und effiziente Infrastrukturen sind bei der Kostenkontrolle unerlässlich. Ein ungeplanter Ausfall der Infrastrukturen kommt den Unternehmen teuer zustehen. Aus dem aktuellen Global Data Protection Index von Dell EMC geht hervor, dass deutsche Unternehmen, die mit Stillständen der eigenen IT-Infrastrukturen zu kämpfen haben, eine durchschnittliche Ausfallzeit von 22 Stunden verzeichnen und diese Ausfälle im Schnitt auf Kosten von 675.000€ geschätzt wurden. 

Ein Trend, der sich schon seit längerer Zeit beobachten lässt, ist die Konsolidierung der Rechenzentren. Diese führt zur Optimierung der Infrastrukturen und zu einem effizienten Betrieb - zudem werden auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht Kosten eingespart.. Die Konsolidierung lässt sich mit klassischen Methoden umsetzen. Darunter fallen Harmonisierung, Virtualisierung und Automatisierung. Aber auch bei einer vermeintlich trivialen RZ-Konsolidierung müssen Kosten und Zeit im Auge behalten werden.  

Ein anderes Paradigma nimmt in diesem Kontext ebenfalls eine wichtige Rolle ein. Die Public Cloud ist insbesondere in anspruchsvolle IT-Strategien und digitale Architekturen mit einzubeziehen. Denn gerade im Digitalbereich haben zunehmend auch “New Build”-Szenarien (Redesign der Architekturen) und Lift & Shift bei der Migration von Enterprise Workloads einen großen Impact auf die Kosten. Insbesondere in hybriden Szenarien bzw. im Multi-Cloud-Betrieb werden einzelne Public-Cloud-Architekturen die essentielle Basis für neue Anwendungsszenarien, insbesondere im Bereich von Mitarbeiter-Enabling, kundenzentrierten Services oder auch zum Betrieb bestehender Unternehmensanwendungen, sein. Insbesondere der Bezug von Infrastrukturen, Plattformen und Services über ein “as-a-Service” Modell bringt Flexibilität und Skalierbarkeit mit sich und stellt zumeist eine günstige Infrastruktur-Variante - jedoch sind Einsatzpotentiale und Kosteneffizienz von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich und  im Einzelfall zu prüfen. 

Kostenkontrolle über digitale Infrastrukturen

Eine gute Kostenübersicht der IT-Infrastruktur beginnt schon bei der Ausarbeitung einer unternehmenseigenen IT-Strategie. Zu solch  einer IT-Strategie sollten vor allem Make-or-Buy-Szenarien, Marktanalysen und Outsourcing-Strategien miteinbezogen werden. Zudem sollten IT-Strategien vor dem Hintergrund von Kosteneffizienz auf Analyseergebnissen basieren, die maßgeschneiderte Handlungsschritte erarbeitet. Somit kann eine IT-Infrastruktur zielorientiert und wirtschaftlich genutzt und in den Einklang mit den eigenen Arbeitsprozessen, Geschäftszielen und Zukunftsvisionen gebracht werden.

Zudem ist ein fachgerechtes Monitoring und eine solide Instandhaltung (Maintenance) ein hochkomplexes Themenfeld, in dem man mit guter Arbeit einer Kostenfalle vorbeugen kann. Denn schon der Ausfall einer einzelnen Anlagen­komponente kann zu einer Ketten­reaktion führen und im schlimmsten Fall die komplette IT-Infrastruktur lahm legen. So sind z.B. regelmäßige und vorbeugende Inspektionen und Instandhaltungsmaßnahmen unerlässlich, die den gegen­wärtigen Zustand erfassen und dokumentieren und darüber hinaus Funktion, Einstellung und Werte überprüfen. 

Auch das Betriebsmanagement sollte nicht zu kurz kommen. Hier gilt es den normalen Betrieb der Infrastrukturen aufrecht zu erhalten und die baulichen sowie technischen Anlagen in einem optimalen Zustand zu betreiben und vor allem auf Sicherheit und Effizienz zu achten. Denn gerade ungenutzte Server sind hochgradig ineffizient und verursachen enorme Kosten - mittels eines guten Betriebsmanagement werden u.a. diese Server erkannt und können dementsprechend vom Netz genommen werden.  

Das Zusammenspiel von Compute, Storage und Netzwerkkomponenten und der damit verbundene Betrieb von IT-Infrastrukturen impliziert auch einen hohen Stromverbrauch. Zur Versorgung der zunehmenden Rechenzentren in Deutschland werden auch zusätzlich höhere Energieeinsparungsmaßnahmen getätigt. Dabei wird vor allem bei der Kühlung der Rechenzentren Strom verbraucht und CO2-Emissionen erzeugt. Energieeinsparungsmaßnahmen sollten ganz oben auf der Agenda der IT-Verantwortlichen stehen. 

Dreiklang - Financial & Digital & Sustainable Value

Die IT-Infrastruktur steht im Mittelpunkt der Digitalisierung. Im Hinblick auf immer größer werdende Datenmengen werden die Unternehmen in den kommenden Jahren einem explosionsartigen Wachstum des Datenverkehrs gegenüberstehen. Das bedeutet aber auch, dass die Drehscheiben unserer Zeit, die IT-Infrastrukturen, neu konzipiert werden müssen, damit u.a. die riesigen Datenmengen verarbeitet und gelagert werden können. 

Die Krux, die schon heute Unternehmen beschäftigt, ist den Spagat zwischen Financial, Digital und Sustainable Value gleichzeitig zu schaffen. Gerade in konjunkturbedingten schwierigeren Zeiten gilt das Motto „Innovation treiben UND Kosten sparen”. So sollten sich deutsche Unternehmen im Kontext des gesellschaftlichen Wandels und Umweltschutzes, weiterhin auf innovative digitale Geschäftsmodelle und Produkte konzentrieren und dabei aber die Kostenstruktur nicht aus den Augen lassen. 

Aus einer Vielzahl von Gesprächen, die Crisp Research in den letzten Jahren projektbasiert geführt hat, ist vor allem eines deutlich geworden: der größte Teil der deutschen Unternehmen, ist sich zumeist nicht bewusst, wo sich die Kostentreiber der IT überhaupt verstecken.

Konkrete Handlungsempfehlungen für CIOs und CFOs, um Kostentreiber in der eigenen IT zu identifizieren, sind.: 

  • durch Kostenanalysen die richtigen Ansatzpunkte finden (Kostenstrukturanalysen & IT-Kosten Benchmarking) 
  • regelmäßige Effizienz- & Optimierungs-Analysen durchführen 
  • IT-Nutzen & Kosten Verhältnisse messen (Hardware, Software, Service-Leistungen & Support  pro Arbeitsplatz)
  • IT-Controlling etablieren, die die Kosten des laufenden Betriebs, sowie der Kosten für projektbezogene Weiterentwicklung messen.

Mehr zu den Themen Controlling Digitale Infrastrukturen Effizienz IT Kosten

Share on:


Über den Autor:

Analyst

Security DSGVO Cloud

Jan MentelJan Mentel ist als Analyst des IT-Research- und Beratungsunternehmens Crisp Research tätig. Inhaltliche Schwerpunkte sind Cloud-Computing, Mobility Solutions und Internet of Things mit besonderem Fokus auf Datenschutz, Compliance und Implikation der EU-Datenschutzgrundverordnung. Weiterhin unterstützt er im Rahmen des Researchs sowie individueller Kundenprojekte bei der Recherche und Beratungsarbeit. Jan Mentel studierte Wirtschaftsrecht an der Universität Kassel.