Das Office als Katalysator des Digital Workplace

  • Der Digital Workplace ist die Stellschraube für Produktivität, Wissensmanagement, Teamarbeit und Kreativität. Die Ausgestaltung des digitalen Arbeitsplatzes im engeren Sinne - des Büroarbeitsplatzes, tritt wieder - oder stärker denn je - in den Vordergrund.
  • Ökonomisch, flexibel und effizient mussten sie schon immer sein - heute werden Offices nach den Ansprüchen der Mitarbeiter ausgerichtet und sollen das Wohlbefinden stärken.
  • Wenn Design den Unterschied macht - New Office Concepts verfolgen sowohl moderne Büroraum- als auch Möblierungskonzepte, die sich in der Umsetzung von Möbeln, Texturen, Farben und Licht etc. manifestieren
  • Neue und flexible Arbeitsprozesse bestimmen die Ausgestaltung des Office - Haben Sie den Grundstein für den Digital Workstyle schon gelegt?

Remote Work und Arbeits- & Office-Konzepte nach dem Vorbild von Coworking Spaces, Digital Labs oder Digital Factories haben sich zunehmend verbreitet und sind zum integralen Bestandteil der Digitalisierungsstrategie deutscher Unternehmen geworden. Als Ergänzung zu altbekannten Forschungs- und Entwicklungsabteilungen werden neue Arbeitsumgebungen für das Vorantreiben neuer digitaler Produktideen und Geschäftsmodelle geboten und ermöglichen es den Mitarbeitern raus aus den starren Arbeitsstrukturen in neue agile und flexible Ideenentwicklungsmethoden einzutauchen. Dies wird meist durch die besondere Gestaltung der Räumlichkeiten betont, indem Großraumbüros mit farbenfrohen Wänden, Sofas und Sitzsäcken, Whiteboards, Lego & Co. ausgestattet werden. In der Regel sind es dedizierte Organisationseinheiten, die in den sogenannten Kreativitätsstätten Einsatz finden. Unternehmen können so das traditionelle Geschäft fortsetzen und gleichzeitig agile Tätigkeiten, die über Routinen und Standards hinausgehen, vorantreiben.

Im Rahmen der organisationalen Ambidextrie eine vertretbare und anerkannte Methode. Im Zuge einer langfristigen Lösung kann die strukturelle und räumliche Verteilung allein kein ganzheitlich agiles Unternehmen mit flexiblen und vernetzten Organisations- und Teamstrukturen abbilden.

New Office Concepts als zentraler Baustein des Digital Workstyle

Eine im vergangenen Jahr veröffentlichte Studie von Crisp Research und der Telekom Deutschland GmbH hat ergeben, dass Produktivität, Wissensmanagement und Teamarbeit sowie Kreativität die maßgeblichen Ziele sind, die mit der Ausgestaltung des Digital Workplaces verfolgt werden. Um diese Ziele im Rahmen der digitalen Arbeitsplatzgestaltung zu erreichen, steht die Ausgestaltung des Technology Stack häufig an erster Stelle. Endgeräte, Software, Management und Security-Anwendungen sowie die gesamte digitale Infrastruktur bilden eine wesentliche Grundlage. Eng verbunden mit der technologischen Architektur ist die Organisation im Unternehmen und die sich damit eröffnenden Möglichkeiten, wie Home Office oder Flexwork. Neben der Organisation im Unternehmen, dem Technology Stack und den kulturellen Aspekten ist aber auch das Office selbst eine wesentliche Voraussetzung und Ausgangspunkt, das sowohl den Digital Workstyle eines Unternehmens als auch die Agilität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter strukturell unterstützt.

Office by Design - Vom Zellenbüro zum Konzerthaus und auf die Zeil

“New Office Concepts” ist einer von zahlreichen Ansatzpunkten, wenn es um den digitalen Arbeitsplatz bzw. Digital Workstyle geht. Damit wird das Bürokonzept zu einem wichtigen Erfolgsfaktor, der immer mehr Unternehmen dazu zwingt ihre gesamte Office-Landschaft instandzusetzen. Allen voran sind es Unternehmen wie Microsoft und adidas, aber auch die HRS Group, Soundcloud oder Anwaltskanzleien haben sich neu designed. Für das innenarchitektonische Design sind dabei vor allem Büroraum- und Möblierungskonzepte von zentraler Bedeutung.

Flexible, Shared oder Open Office, Open Space, und Non-Territoriales Büro etc. sind Begriffe, die heute häufig im Zusammenhang mit neuen Office-Konzepten in Erscheinung treten. Fest zugeordnete und meist monofunktionale Büroarbeitsplätze, sogenannte Zellenbüros, sind heute nur noch wenig verbreitet. Auch auf reine Großraumbüros oder Gruppenbüros wird immer häufiger verzichtet. Mit den aktuell verbreiteten Zonenkonzepten reagieren Unternehmen auf die Anforderungen an eine kommunikative und flexible Arbeitswelt und verzahnen alle idealtypischen Arbeitsszenarien auf ihrer Office-Fläche:

  • Kommunikation & Informationsfluss
  • Konzentration & Einzelarbeit
  • Besprechung (Face to Face, Telefonate)
  • Pausen, Warte- und Ruhezeit
  • Teamwork

 Quelle: https://ply.com/de/vitra-by-stores-telefonica-muenchen/

Ein eng mit der effizienten Nutzung und Aufteilung der Office-Fläche verbundener Aspekt ist auch die Location, sprich der Arbeitsort an sich. Einerseits gibt er die Kapazität vor, andererseits können Standort und Bauform schon ohnehin die Attraktivität und das Wohlgefühl der Mitarbeiter beeinflussen. Ob prächtiger Altbau oder Tower mit großer Fensterfront, Blick auf die Spree oder in den Innenhof, zentrale Lage auf der Zeil oder bessere Anbindung an die Autobahn. Durch eine repräsentative Positionierung können bereits deutliche Akzente gesetzt werden, die ein Gefühl von Exklusivität hervorrufen.

Bunt und lebendig oder hell und ruhig? Auf jeden Fall eine automatisierte Licht- und Klimatechnik sowie eine weitläufig, flexibel nutzbare Bürolandschaft in hellem Ton! Möblierungskonzepte und die Frage wie welche Möbel in einen Raum integriert werden sowie Innenarchitektur und Produktdesign spielen eine immer wichtiger werdende Rolle in der modernen Office- und Arbeitswelt. Unternehmen wie PLY atelier oder WeWork’s Powered by We haben sich darauf spezialisiert, Arbeitsbereiche wie Offices einzurichten. Sie entwickeln Konzepte und Design-Techniken, die Wohlfühlatmosphäre und Funktionalität miteinander kombinieren, die schließlich die Arbeitsbedingungen verbessern und -bereitschaft stärken sollen. In Sachen Möblierungskonzept und Design können die folgenden Punkte eine entscheidende Wirkung auf die Ausgestaltung und weiterführend auf die Mitarbeiter haben:

  • Luft, Licht- und Klimatechnik - z.B. Pflanzen, Sonnenlicht, Grundbeleuchtung, Tischleuchten, etc.
  • Ästhetik und Farbe - z.B. bunt und lebendig, hell und ruhig etc.
  • Texturen und Möbel - z.B. Holz- und Naturmöbel, Stahlmöbel, etc.
  • Gesundheit - Ergonomische Arbeitsbedingungen z.B. Monitor, höhenverstellbarer Tisch, etc.
  • Privacy & Activity Based Working - z.B. Schallschutz, Möbel für multifunktionale Arbeitsumgebung, etc.

Eine sorgfältige Auswahl der Einrichtung und die Berücksichtigung von Wünschen der Mitarbeiter ist für den Erfolg der New Office Concepts ratsam. Das heißt nicht, dass man auf teure Sonderanfertigungen und High End Produkte zurückgreifen muss. Vielmehr sollte ein maximales Budget die Ausgaben limitieren und ein Zusammenspiel von Office-Fläche und Arbeitsplatzgestaltung gelingen.

Aufbruch zum Büro der nächsten Generation?

Festzuhalten ist, dass ein moderner Büroarbeitsplatz die Kommunikation unterstützen und die Agilität eines Unternehmens fördern kann. Zudem kann er großen Einfluss auf die Mitarbeiter ausüben und die Arbeitgeberattraktivität steigern. Wie ein Office der nächsten Generation konkret aussieht, lässt sich nicht pauschalisieren. Vielmehr ist es nicht möglich sich immer und überall an den Fähigkeiten und Wünschen aller Mitarbeiter zu orientieren. Dennoch eignen sich heutige Zonenkonzepte für eine Vielzahl an Arbeits-Szenarios und spiegeln die zunehmende Flexibilisierung der Raumaufteilung oder alternativen Nutzung von Arbeitsplätzen und Arbeitsorten wider.

Weg mit hierarchischen Strukturen, starren Arbeitszeiten und Papierfluten, hin zu interdisziplinären Teams, Selbstorganisation und Clean Desk Policy. Für Unternehmen die sich gemeinsam mit ihren Mitarbeitern einem zukunftsorientierten Digital Workstyle und dessen Anforderungen anpassen, beschränkt sich die Umsetzung von New Office Concepts nicht auf den kosmetischen Einsatz eines Lounge-Sessel und einem Kicker. Die Wertschätzung und das Wohlgefühl der Mitarbeiter sollen gestärkt sowie Kreativität und der individuelle Arbeitsstil untermauert werden. Unternehmen, die in diesem Sinne durch Möblierungskonzepte auf eine attraktive Büro- und Arbeitswelt setzen, schaffen sich einen Wettbewerbsvorteil.

Wichtige Punkte, die Sie dabei beachten sollten:

  • Standort- und Officeanalyse: Lage, Möblierung, Flächennutzung, Sonderbereiche wie Empfang oder Kantine etc.
  • Möblierungskonzepte planen: Raum-, Licht- und Farbkonzepte auf Unternehmensstruktur und Arbeitsabläufe abstimmen. Individuelle Wünsche der Mitarbeiter realisierbar?
  • Investitionsplanung und Kostenanalyse: Kosten für Einrichtung und Interieur, Investitionsbudget pro Arbeitsplatz, eventuelle Umzugskosten, Umbau- und Ausbaukosten etc.
  • Unternehmenskultur anpassen: Die Flexibilisierung und Modernisierung der Arbeit wie bspw. die Wahl der Office-Zone je nach Arbeitsszenario bedingt ein hohes Maß an Vertrauen und eine angepasste Mitarbeiterführung.
  • Flexibilität vorleben: C-Level und Unternehmensführung sollte die neuen Arbeitsumgebung im Rahmen der New Office Concepts aktiv nutzen, um Glaubwürdigkeit zu vermitteln und die neue Kultur vorzuleben.
  • Systematischer Change: Nicht einfach das geliebte Einzelbüro austauschen. Potentiellem Widerstand der Mitarbeiter früh entgegenwirken. Mitarbeiter motivieren und Intention kommunizieren.