Cloud oder Nichts – Der klare Plan von Microsoft für die Zukunft von Office

● Microsoft Office ist online wie offline, privat wie im Business, das mit Abstand gefragteste Produktivitäts- und Collaboration Tool weltweit - daran wird sich auch 2019 nichts ändern
● Trotz einiger Probleme mit der Compliance, DSGVO-Konformität oder Ausfällen in der Cloud ist die Akzeptanz für die Office Familie groß, was vor allem an der fehlenden Konkurrenz und dem Jahrzehnte währendem Vorsprung liegt
● Um das Ziel zu erreichen, "Office 365 only" in die Haushalte und Unternehmen zu bringen, arbeitet Microsoft auch massiv an Features und komplementären Angeboten, die den Nutzern einige Vorteile bringen

Ein Blick in die IT-Abteilungen in Deutschland, vom Mittelständler bis zum Großkonzern, offenbart derzeit mit einiger Sicherheit die folgenden Schlagworte:

● Cloud
● Daten & Security
● Office 365

Der Rollout und die Transformation der Office- und Collaboration-Landschaften vom On-Premise- und Legacy-Produkt in die Cloud-Welt ist in vollem Gange. Zahlreiche Unternehmen sind damit beschäftigt, ihre alten Exchange, Office oder Lotus Landschaften zu ersetzen. Gewiss geschieht dies nicht immer ganz freiwillig. Durch Umstellungen in der Lizenzierung, im Support oder auch der Features sind viele Unternehmen teilweise sogar gezwungen, den Weg in die Office 365 Cloud zu gehen.

Trotz erheblicher Schwierigkeiten, die Altsysteme sauber umzuziehen, die Compliance einzuhalten und den Cloud-Step erfolgreich zu meistern, scheint Office 365 in einigen Unternehmen noch immer alternativlos. Das Vorhandensein einiger Konkurrenzprodukte im Office- und Collaboration-Bereich wie allen voran Googles G-Suite ist für viele Unternehmen immer noch kein Anlass, vom ursprünglichen Kurs abzuweichen. Microsoft und die Office Familie sind einerseits zu tief in die Prozessketten der Unternehmen verankert und andererseits sind die Konkurrenzprodukte nur an einigen Stellen, nicht jedoch in der Summe der Features und Möglichkeiten eine Verbesserung. Es ist ein wenig wie mit dem deutschen Sprichwort um den Hahn, der auf seinem Misthaufen der König ist. Solange es niemanden gibt, der die Vormachtstellung wirklich erfolgreich in Frage stellen kann, wird sich hier auch nichts ändern. Da sind Googles 5 Millionen zahlende Nutzer weltweit für die Office-Kopie G-Suite nur ein Lächeln in Redmond wert. Andere Plattformen haben längst den Kampf gegen Microsoft aufgegeben und sind klugerweise kronloyal, sodass es nur eine handvoll regionaler Produkte gibt, die für KMUs sehr interessant sind, nicht jedoch im Rennen um Marktanteile jenseits der 5 % dabei sind.

Office 2019 vs. Office 365 - Cloud ist gesetzt!

Schon längere Zeit haben die treuen Microsoft Kunden zu spüren bekommen, dass die Zukunft für Microsoft und insbesondere Office in den Wolken liegt. Noch ist man nicht Kunde 2. Klasse, wenn man ein lizenzgebundenes Office betreibt, jedoch sind die Bemühungen seitens Microsofts für die Office 365 Familie vehement und ernst gemeint.

Die resultierende Umstellung bedeutet für die Unternehmen viel Arbeit in längst vergessenen Problemzonen. Wie kann der reibungslose Betrieb der Abteilungen sichergestellt werden, wie kommen alle Daten, alle individuellen Add-Ons in die Cloud-Architektur, welche Schnittstellen müssen beachtet werden, was passiert mit dem Berechtigungskonzept und wie stellt sich das IT-Team zukünftig auf? Hier suchen einige Unternehmen noch die Antworten und finden sie meist erst dann, wenn das Problem schon zutage gefördert wurde.

Microsoft und seine Partner geben sich mittlerweile auch wirklich Mühe, den Übergang so nahtlos wie möglich zu machen, was nicht immer heißt, dass alles fehlerfrei läuft. Nichtsdestotrotz setzt Microsoft seine Cloud-Pläne weiter fort und verstärkt sie sogar noch. Das geht sogar so weit, dass der Konzern gegen seine eigenen Produkte Werbung macht, wie dieses offizielle Video zeigt:

https://youtu.be/Zz-lxoHKfMg

Das Feature Gap zwischen Office 365 und der neuesten (!) Lizenz- und On-Premise-Version Office 2019 ist mittlerweile riesig. Nicht nur die Paketierung mit den Collaboration-Features à la Teams ist ein Faktor, sondern auch die zusätzlichen Features durch die Online-Schnittstellen. Mit Zugriff auf existierende Datenbestände, Machine Learning Features und auch Cortana, die zukünftig als Plattform die Voice-Interaktion vermutlich noch stärker ausgebaut wird, haben die Office 365-Nutzer einen klaren Vorteil zur On-Premise-Version.

Kostentechnisch ist Office 365 für viele Unternehmen über die Jahre hinweg im Direktvergleich möglicherweise ein Draufleger. Erfolgreich sein kann es daher nur dann, wenn die zusätzlichen Features genutzt, die Stabilität verbessert und Betriebskosten dahinter reduziert werden.

Microsoft 365 - Größer, sicherer, stabiler - einfach besser!?

Office 365 bekam im letzten Jahr noch Zuwachs. Mit Microsoft 365 erhalten die Nutzer zusätzlich Windows 10, Enterprise Mobility Management und Security Features. Gut möglich, dass Microsoft schon bald die größere Microsoft 365-Familie als Standard forcieren wird und noch mehr Services in die Unternehmen bringt. Warum? Weil sie es können!

Damit dem auch so bleibt, arbeitet Microsoft aber auch an den Schwächen der Office Familie. Gerade im Bereich DSGVO- und Datenschutzkonformität, wo Microsoft im November 2018 mit einem blauen Auge davongekommen ist, wird es Verbesserungen geben. Damals wurde herausgefunden, dass verschiedene Telemetriedaten ohne Wissen und Zustimmung der Nutzer an Microsoft gesendet werden, darunter zahlreiche persönliche Informationen.

Mit dem Microsoft 365 Compliance Manager, der bis Ende März auch in Deutschland verfügbar sein soll, gab es ein umfangreiches DSGVO- und Compliance-Update. Damit ist es möglich, die Kontrolle und Übersicht über entsprechende Aktivitäten deutlich besser zu erlangen. Microsoft 365 errechnet beispielsweise eine Punktzahl, die das Einhalten von ISO 27001 und der DSGVO bewertet. Auch können Nutzer direkt in Word, Excel und anderen Teilen eine Datei als geheim, öffentlich oder als nicht geschäftsrelevant darstellen, um zusätzlich die Zugriffe und den Umgang mit den Dateien weiter zu schützen.

Für die Unternehmen bleibt es nach wie vor eine große Herausforderung, den Schritt zu Office 365 zu machen. Der Weg wird zunehmend geebnet, sodass auch weiterhin die Vormachtstellung von Microsoft nicht wirklich in Gefahr gerät. 2019 wird für die Unternehmen in Deutschland ein wichtiges Jahr für den Digital Workplace, Collaboration und Office. Google & Co. müssen sich überlegen, was sie da noch entgegenzusetzen haben.

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Über den Autor:

Senior Analyst & Mobile Practice Lead

Maximilian HilleMaximilian Hille ist Senior Analyst und Practice Lead für Mobility, Collaboration und User Experience des Research und Beratungsunternehmens Crisp Research AG. Maximilian Hille ist verantwortlich für die Marktfoschungsinitiativen und Beratungsinitiativen insbesondere in den Bereichen Digital Workplace und Mobile Business.
Zuvor war er Research Manager in der „Cloud Computing & Innovation Practice“ der Experton Group AG.
Seine Schwerpunktthemen sind Digital Workplace Design, digitale Geschäftsmodelle, Unified User Experience, Mobile Backend & Development Plattformen, Mobile Management & Security, Mobile Web Experience, mobile Technologien, Mixed Reality, Chatbots, digitale Sprachassistenten und Collaboration.
Maximilian Hille war Jurymitglied bei den Global Mobile Awards 2016, 2017 und 2018.