Chancen und Hemmnisse der digitalen Transformation im öffentlichen Sektor

  • Die digitale Transformation hat mittlerweile auch den öffentlichen Sektor erreicht, der nun Strategien für die Implementierung der neuen Technologien entwickeln muss, um dem Druck und den Chancen der Digitalisierung gerecht werden zu können.
  • Die größten Hürden für den digitalen Aufbruch stellen vor allem Datenschutz- und Sicherheitsbedenken dar. Als „Digitaler Follower“, den die meisten öffentlichen Institutionen verkörpern, stehen zumindest hinreichend Erfahrungen und etablierte Technologien bereit, um die teilweise sehr spezifischen Anforderungen erfüllen zu können.
  • Der öffentliche Sektor kann die Chancen der Digitalisierung nutzen, um Kosten zu reduzieren, eine Effizienzsteigerung durch eine modernisierte Verwaltung zu generieren und sich als attraktiverer Arbeitgeber zu profilieren.

Das Thema „digitale Transformation“ hat längst den privaten Sektor erreicht und die Unternehmen dazu veranlasst, digitale Innovationen für sich zu nutzen und in die Handlungsstrategie zu integrieren, um weiterhin wettbewerbsfähig bleiben zu können. Zunehmend steigt jedoch auch der Druck auf den öffentlichen Sektor, der es sich nicht mehr erlauben kann in alten Denkmustern zu verweilen und die Augen vor dem digitalen Wandel zu verschließen. Anstatt dessen müssen auch sie lernen, von den neuen Technologien zu profitieren, um insbesondere ihren Verwaltungsapparat effizienter zu gestalten. Im Rahmen der von Microsoft in Auftrag gegebenen Studie Digitaler Aufbruch im öffentlichen Sektor hat Crisp Research Organisationen des öffentlichen Sektors, unter anderem aus den Branchen Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung inkl. Justiz, Bildung sowie Dienstleistungsunternehmen der öffentlichen Hand befragt, um mehr über deren Integration neuer Technologien in den Arbeitsalltag zu erfahren. Über die Hälfte (56 Prozent) der öffentlichen Institutionen gibt an, bereits von der digitalen Transformation betroffen zu sein, sodass es nun wichtig ist den Anschluss nicht zu verpassen, sondern sich proaktiv mit den neuen Innovationen auseinanderzusetzen, um diese optimal einsetzen zu können.

Im Gegensatz zu Privatunternehmen, die es sich aus wettbewerbstechnischen Gründen nicht erlauben dürfen der aktuellen Technologie hinterherzuhinken, ist der öffentliche Sektor neben einer schwächer ausgeprägten digitalen Denkweise und unzureichenden digitalen Skills stärker durch gesetzliche Vorgaben wie Datenschutz- und Sicherheitsbedenken sowie ungenügende Haushaltsbudgets beschränkt.

Doch der Druck auf die öffentlichen Behörden, Lösungen für diese Hindernisse zu entwickeln, wächst stetig, damit der deutsche Staatsapparat modernisiert werden kann und ebenfalls einen Vorteil aus den neuen Technologien ziehen kann. Allerdings treiben nicht nur Kosten- und Effizienzsteigerungen den öffentlichen Sektor zum Handeln an, sondern ebenfalls die Erwartungshaltung der Bürger, die bereits die neuen Technologien in ihr alltägliches Leben integriert haben, und dies nun auch von der öffentlichen Hand einfordern.  Bei der Umsetzung der Digitalisierung identifizierte Crisp Research speziell für den öffentlichen Sektor die folgenden Hemmnisse:

  • Datenschutzbedenken: Rund 57 Prozent der Befragten sehen Datenschutzbedenken als ein entscheidendes Hemmnis bei Umsetzung der Digitalisierung an. Daher achten Entscheider bei der Implementierung ihrer IT-Infrastruktur besonders auf die strikte Einhaltung deutscher Datenschutzstandards und fordern diese auch von internationalen Anbietern. Vor allem in Verbindung mit der Public Cloud können Datenschutzbedenken eliminiert werden, indem die Services aus deutschen Rechenzentren betrieben werden (Erfüllung der Data Residency-Bedingung) und idealerweise in Kombination mit einem Datentreuhänder (Data Trustee) angeboten werden.
  • Sicherheitsbedenken: Insbesondere der öffentliche Sektor unterliegt gesetzlichen Vorgaben bezüglich der Sicherheit, was 48 Prozent der Befragten als Hemmnis bei der Umsetzung der Digitalisierung identifizierten. Compliance-Richtlinien sowie das IT-Sicherheitsgesetz geben den Rahmen vor, in denen öffentliche Behörden agieren können. Allerdings schränken gesetzliche Vorgaben wie das IT-Sicherheitsgesetz die Behörden nicht nur ein, sondern können auch als Chance angesehen werden, indem ihnen ein handlungsleitender Rahmen vorgegeben wird, der starken Einfluss auf die Digitalisierungsstrategie des öffentlichen Sektors hat.
  • Hohe Kosten bei fehlenden Haushaltsbudgets: Als weitere Hürde gaben 42 Prozent der befragten öffentlichen Institutionen die Kosten für die Integration der neuen digitalen Infrastruktur an. Diese können insbesondere in Kombination mit einer unzureichenden Bereitstellung der entsprechenden Haushaltsmittel schnell bedeutende Einschränkungen mit sich bringen. Vor allem die Migration der oftmals sehr spezifischen Fachanwendungen wird von vielen Entscheidern als zu aufwendig wahrgenommen, da eine Anpassung zwar möglich ist, diese aber einen hohen finanziellen und zeitlichen Mehraufwand mit sich bringt. Zudem ist es sehr schwierig und aufwendig den digitalen Mehrwert einer Investition zu kalkulieren, da nicht alle Vorteile einem konkreten monetären Gegenwert zugeordnet werden können, sodass diese keine oder nur eine unzureichende Berücksichtigung bei der Entscheidungsfindung einnehmen.
  • Fehlende digitale Denkweise/digital Skills: Der öffentliche Sektor ist gekennzeichnet durch einen komplexen und dadurch oftmals trägen Verwaltungsapparat einhergehend mit einem hohen Bürokratieaufwand, weshalb die Gefahr besteht, dass Digitalisierungsbemühungen durch festgefahrene Arbeitsprozesse gehemmt werden. Kleinere öffentliche Einrichtungen weisen zudem häufig noch Defizite in ihrem digitalen Know-How auf, wohingegen größere Institutionen jedoch zunehmend die nötige IT-Kompetenz besitzen, um den digitalen Aufbruch in Gang zu setzen. Allerdings kann es sich der öffentliche Sektor auch zu Nutze machen, nicht als Digital Leader ins Rennen zu gehen, sondern von den Fehlern und Best-Practices der vorangegangenen Pioniere zu lernen. Dies senkt zudem die Implementierungskosten, da Konzepte die sich bereits bewährt haben für den öffentlichen Sektor individualisiert und den kritischen Bedürfnissen angepasst werden können und keine originären Lösungen entwickelt werden müssen.

Trotz der oben aufgeführten Hürden ist es im digitalen Zeitalter dringend geboten, dass sich auch der öffentliche Sektor die Vorteile des digitalen Wandels ausschöpft.

Die Digitalisierung birgt für den öffentlichen Sektor die Chance, den Verwaltungsapparat zu modernisieren, was mit einer Kostenersparnis und Effizienzsteigerung einhergeht und zudem das Problem des Personalmangels zum Teil zu kompensieren vermag.

Demzufolge steigt der Druck auch im öffentlichen Sektor eine effiziente Digitalisierungsstrategie zu entwickeln und nicht den Anschluss an das Digitale Zeitalter zu verpassen. Speziell für den öffentlichen Sektor ermittelte Crisp Research anhand der Studienergebnisse die folgenden Chancen der Digitalisierung:

  • Verwaltungsmodernisierung: Der wichtigste Treiber der Digitalisierung für den öffentlichen Sektor stellt unter den Befragten mit 53 Prozent die Umstrukturierung der bisherigen Verwaltungseinheiten durch die Einführung digitaler Komponenten hin zu einer modernen, leistungs- und zukunftsfähigen Verwaltung dar. Durch neue Konzepte wie die elektronische Akte, maschinelle Terminvergabe und Bürgerportale kann die digitale Interaktion zu den Bürgern gestärkt werden. Dies fördert eine höhere Transparenz und Partizipationsmöglichkeiten, welche wiederum zu einer größeren Akzeptanz politischer Prozesse führt. Zudem ermöglicht eine mobile Verwaltung den standortunabhängigen Zugriff und die Bearbeitung von Dokumenten, welches zu einer höheren Agilität beiträgt.
  • Effizienzsteigerung: Als wichtigen Antrieb für die Einführung digitaler Technologien im öffentlichen Sektor nannten 40 Prozent der Befragten eine Steigerung der Effizienz. Eine effizientere und besser integrierte Verwaltung der Prozesse sowie die Vereinheitlichung und Zusammenführung von Systemen ermöglichen Synergiepotenziale zwischen den verschiedenen Abteilungen und Standorten, damit die Zusammenarbeit effektiver gestaltet werden kann.  Im Gegensatz dazu ist durch eine gut funktionierende, digitale Bereitstellung von Services eine Kostenreduktion möglich, da einige Prozesse automatisiert und somit produktiver gestaltet werden können.
  • Kosteneinsparungen und Fachkräftemangel kompensieren: Knapp 32 Prozent der Befragten gaben zudem an, dass die Digitalisierung als wichtiger Treiber fungieren kann, um Kosten zu reduzieren. Durch die Verlagerung von Service-Angeboten ins Internet kann zusätzliches Personal eingespart werden und die bereits vorhandenen Angestellten können entlastet werden. Zudem ermöglicht die Einbringung einer digitalen Komponente eine attraktivere Arbeitsgestaltung, da beispielsweise Konzepte wie das Home Office (Stichwort Telearbeitsplatz) für bestimmte Teilbereiche bewerkstelligt werden können, sodass wieder mehr qualifizierte Fachkräfte die Arbeit in einer öffentlichen Behörde in Erwägung ziehen.

Abschließend ist festzustellen, dass die Chancen der Digitalisierung die Hemmnisse überwiegen und für den öffentlichen Sektor kein Weg daran vorbeiführt sich intensiv mit der Implementierung neuer Technologien auseinanderzusetzen. Wichtig ist, dass die Leitungsebene an dieser Stelle eine motivierende Vorbildfunktion für den Rest der Belegschaft einnimmt und der Einführung neuer digitaler Technologien positiv gegenübersteht und diese vorantreibt. Da der öffentliche Sektor überwiegend als digitaler Follower agiert, kann er aus den Fehlern der digitalen Pioniere lernen und von deren Best-Practices profitieren.

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Über den Autor:

Junior Analyst

Luisa LemmermannLuisa Lemmermann ist als Junior Analyst des IT-Research- und Beratungsunternehmens Crisp Research tätig. Ihre inhaltlichen Schwerpunkte sind Coworking, Digitale Arbeitsplätze und Cloud Computing. Weiterhin unterstützt sie bei Übersetzungstätigkeiten und im Rahmen des Research sowie individueller Kundenprojekte bei der Recherche und Beratungsarbeit. Luisa Lemmermann hat English and American Culture and Business Studies mit den Schwerpunkten Innovation, Information und Wissensmanagement an der Universität Kassel studiert und ihr Masterstudium im August 2016 abgeschlossen.