The Adaptive Workplace: Die IT-Ausstattung steuert den Wandel der Arbeitswelt

Die Evaluation und Umsetzung neuer Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte ist derzeit in vollem Gange. Bereits im ersten Teil der Analyse („Von überall dank IT“) wurden die derzeitigen Prozesse rund um die neue Arbeitswelt der Unternehmen sowie die Akteure hinter diesen neuen Modellen vorgestellt. In zweiten Teil wird sich zeigen, dass insbesondere an die IT-Ausstattung hohe Erwartungen herangetragen werden.

Deutsche Unternehmen befinden sich derzeit in einer umfangreichen Neustrukturierung ihrer Arbeits- und Organisationsprozesse. Crisp Research hat in einer empirischen Studie untersucht, welche Konzepte deutsche Unternehmen dabei verfolgen und welche Herausforderungen bestehen. Es zeigt sich, dass der klassische Büroarbeitsplatz ein Auslaufmodell ist und durch populäre Konzepte wie Home Office, Co-Working oder den flexiblen Arbeitsplatz im Unternehmen sukzessive ersetzt wird.

Um neue Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte erfolgreich realisieren zu können, müssen alle Anspruchsgruppen gemeinsam an einem Strang ziehen. Die Unternehmen wünschen sich dabei auch zunehmend externe Hilfe, vorzugsweise von erfahrenen IT-Lösungsanbietern.

Steht erst einmal ein Projektteam, stellt sich hauptsächlich die Frage nach den geeigneten Maßnahmen. Welche Stellschrauben müssen gedreht und welche Investitionen getätigt werden, um erfolgreich eine Umstrukturierung der Arbeitsplatzkonzepte vorzunehmen?

Neue IT-Arbeitsplätze – schnell, bezahlbar und wertvoll

Hier sehen die Unternehmen vordergründig eine neue IT-Ausstattung als wichtigsten Erfolgsfaktor. Denn die aktuelle Studie spiegelt ein klares Meinungsbild wider: Die Einführung neuer IT-Arbeitsplatzausstattungen verspricht vielen Entscheidern in einem überschaubaren Zeithorizont und finanziellen Aufwendungen den höchsten Wertbeitrag. Die IT-Ausstattung wird damit deutlich vor einer neuen Organisations- und Führungsstruktur, einer Neuorientierung der Firmenkultur oder dem Umbau beziehungsweise Wechsel der Immobilie genannt.

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Wenngleich die anderen Maßnahmen auch notwendig sind, um neue Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte erfolgreich durchzusetzen, verspricht die IT-Ausstattung den höchsten Wertbeitrag. So werden auch kurzfristig Erfolge realisierbar, die bei den anderen Maßnahmen nur sehr langwierig und schrittweise aufgebaut werden können.

Vor diesem Hintergrund ist es nicht verwunderlich, dass fast drei von vier befragte Entscheider (72 Prozent) die IT-Ausstattung und IT-Unterstützung in der Hauptrolle oder als Regisseur bei der Ausgestaltung neuer Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte sehen. Denn die Mobilität und neue Arbeitskonzepte werden in der Realität nicht durch Umgestaltungen des Arbeitsplatzes oder der Unternehmenskultur, sondern insbesondere durch IT-basierte Systeme getragen, die sich über eine gesamte Infrastruktur, von den Backend-Prozessen bis hin zur Applikation auf den Endgeräten erstrecken.

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Die IT-Ausstattung ist insbesondere für die Mitarbeiter in den Fachbereichen ein Kernthema. Nur wenn die genutzten IT-Komponenten den Arbeitsablauf optimal unterstützen und eine hohe User Experience versprechen, können die Potenziale für produktives und kreatives Arbeiten voll ausgeschöpft werden.

Die Anforderungen und Erwartungen an die IT bringen also auch einen hohen Gestaltungsspielraum für die IT-Abteilung mit sich. Sie wird damit in die Lage versetzt diesen konzernweiten Umbruch maßgeblich zu tragen und zu steuern. Damit geht aber auch der hohe Erwartungs- und Erfolgsdruck einher. Scheitert die IT-Abteilung an der Aufgabe die richtige Balance zwischen User Experience, Performance, Kosten und Kontrollmöglichkeiten zu finden, wären große Investitionen und Anstrengungen umsonst gewesen. Am Ende würde auch die neue Arbeitskultur des Unternehmens einen herben Rückschlag einstecken müssen.

Von der Kontrolle zur User Experience – Ganzheitliche Enterprise Mobility Management-Szenarien

Um einen wichtigen Teil der Runderneuerung der Arbeitsplatz-IT vorzunehmen, sind Lösungen rund um das Management dieser Systeme vonnöten. Es zeigt sich deutlich, dass das Thema Datenmanagement schon länger einen festen Teil des Arbeitsalltags der Unternehmen ausmacht. Mehr als 60 Prozent der Befragten gaben hier an, eine Form der sicheren Datenübertragung im Geschäftskontext bereits im Einsatz zu haben. Das Thema Mobile Device Management steht für über zwei Drittel der Befragten (67 Prozent) derzeit weit oben auf der Agenda. Die Unternehmen planen die Einführung einer derartigen Lösung, um die gesamte Gerätelandschaft gut überblicken zu können.

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MDM-Lösungen gehören heute allerdings auch zur Grundausstattung einer modernen IT. Um bereits heute einen Schritt weiter als die meisten Konkurrenten zu sein, lohnt es sich bereits - wie 45 Prozent der befragten Unternehmen - über eine ganzheitliche Enterprise Mobility Management-Lösung nachzudenken. Denn diese Lösungen sind oft modular aufgebaut und umfassen nahezu alle relevanten Elemente, wie ein Basis-MDM, Datenmanagement, Mobile Application Management (MAM), Identitäts- und Lizenzverwaltungen und zum Teil auch Entwickler-Produkte wie Mobile Middleware oder MBaaS-Lösungen. Damit ist es den Unternehmen möglich, nicht nur für gesicherte Prozesse und Übertragungen bei der Nutzung zu sorgen, ohne die User Experience zu stark einzuschränken. Es geht mitunter sogar soweit – sofern Unternehmen über die Entwicklerressourcen verfügen - dass ganze Geschäftsmodelle nun auch mobil über Apps oder Webseiten abgebildet und an die Backend-Lösungen (CRM, ERP und Co.) angeschlossen werden können.

Ausblick

Unternehmen stehen derzeit häufig noch am Anfang der Umsetzung ihrer neuen Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte. Sie müssen nun auf Basis der ersten Initiativen ein holistisches Konzept entwickeln und umsetzen. Dabei stehen die neuen IT-Lösungen, die diese Konzepte optimal unterstützen, im Zentrum der Entwicklung. Darauf aufbauend können die neuen Arbeitsplatz- und Mobilitätskonzepte immer tiefer in die Unternehmenskultur verankert werden.

Unternehmen müssen in der Lage sein, eine gute Balance zwischen traditionellen und neuen Arbeitsformen zu schaffen, sodass insbesondere die Anwender im Unternehmen diese neuartigen adaptiven, sicheren und leistungsstarken Systeme schnell nutzen können. Nur dann ist es möglich, die hohen Produktivitäts- und Erfolgsziele auch zu erreichen.

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Über den Autor:

Senior Analyst & Mobile Practice Lead

Maximilian HilleMaximilian Hille ist Senior Analyst und Practice Lead für Mobility, Collaboration und User Experience des Research und Beratungsunternehmens Crisp Research AG. Maximilian Hille ist verantwortlich für die Marktfoschungsinitiativen und Beratungsinitiativen insbesondere in den Bereichen Digital Workplace und Mobile Business.
Zuvor war er Research Manager in der „Cloud Computing & Innovation Practice“ der Experton Group AG.
Seine Schwerpunktthemen sind Digital Workplace Design, digitale Geschäftsmodelle, Unified User Experience, Mobile Backend & Development Plattformen, Mobile Management & Security, Mobile Web Experience, mobile Technologien, Mixed Reality, Chatbots, digitale Sprachassistenten und Collaboration.
Maximilian Hille war Jurymitglied bei den Global Mobile Awards 2016, 2017 und 2018.